Kapitola 03 – SharePoint Online a informační architektura

Terminologie a struktura SharePointu, weby vs. podřízené weby, hub sites, typy webů a šablony.

Informační architektura a terminologie

Struktura obsahu, členění a hierarchie

SharePoint má jasnou hierarchii objektů, kterou je dobré vnímat na úrovni URL:

Terminologie – tři názvy pro totéž:

• Web nejvyšší úrovně celého tenantu = Root Tenant Site, Root Site, Root Site Collection (https://SPOTenantURL.sharepoint.com).
• Web = Site, Site Collection.
• Podřízený web = SubSite.

Příklad kolekce webů HR s podřízenými weby: …/sites/hr (kolekce) → /benefity, /akce, /skoleni, /smlouvy, /nabor, /mzdy (podřízené weby). Segment /sites/ je jen oddělující řetězec, není potřeba ho řešit.

Vlastnosti kolekcí webů

Následující vlastnosti jsou k dispozici na úrovni kolekce webů:

• URL adresa (…sharepoint.com/sites/NazevSite)
• Nastavení kvóty (kolik místa mohou data alokovat), koš
• Správce
• Úrovně oprávnění
• SharePoint skupiny
• Aktivní sady funkcí
• Metriky úložišť (využití webu a alokovaného místa)
• Scope pro omezení výsledků vyhledávání (výsledky jen z dané kolekce)
• Lokálně vytvořené číselníky spravovaných metadat (managed metadata)
• Lokálně vytvořené typy obsahů (content types)

Weby vs. podřízené weby

Dvě možnosti struktury – plochá (flat) vs. hierarchická:

Plochá struktura (doporučená v moderním SharePointu):

https://company.sharepoint.com/sites/projects
https://company.sharepoint.com/sites/project01
https://company.sharepoint.com/sites/project02

Hierarchická struktura (weby a podřízené weby):

https://company.sharepoint.com/projects
https://company.sharepoint.com/projects/project01
https://company.sharepoint.com/projects/project02

Pro migraci webů nebo obsahu mezi weby (z webu A do B) se hodí nástroj Sharegate.

Povolení tvorby podřízených webů

Ve výchozím stavu je tvorba podřízených webů v SharePoint Online omezená. Nastavení najdete v admin centru:

https://SPOTenantURL-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/TenantSettings.aspx

Poznámka: následující PowerShell je z prostředí SharePoint Serveru (on-premises) a pracuje s SPBasePermissions. V SharePoint Online se tvorba podřízených webů řídí výše uvedeným nastavením v admin centru; skript je uveden pro úplnost / srovnání s on-premises.

$webApp = Get-SPWebApplication -Identity https://MySharePointOnlineSiteURL
$allowSubsites = $false

$newPermissions = $null
if ($allowSubsites) {
    $newPermissions = [Microsoft.SharePoint.SPBasePermissions]($webApp.RightsMask -bor [Microsoft.SharePoint.SPBasePermissions]::ManageSubWebs)
} else {
    $newPermissions = [Microsoft.SharePoint.SPBasePermissions]($webApp.RightsMask -band [System.Int64](-bnot ([Microsoft.SharePoint.SPBasePermissions]::EmptyMask -bor [Microsoft.SharePoint.SPBasePermissions]::ManageSubWebs)))
}

$webApp.RightsMask = $newPermissions
$webApp.Update()

SharePoint Online a Microsoft Teams

• Manage who can create Microsoft 365 Groups – řízení, kdo smí zakládat skupiny (a tím i týmy a weby).
• Integrace Microsoft Teams, SharePointu a Microsoft 365 Groups (pro IT administrátory).
• Teams tým a jeho kanály – každý tým má napojený SharePoint web.

Koncept hub sites

Hub sites propojují související weby do jedné logické skupiny. Co huby poskytují:

• Snadná navigace – usnadňují uživatelům přechod mezi souvisejícími weby.
• Konzistentní branding a vzhled – jednotné vizuální styly (loga, barvy) napříč přidruženými weby.
• Agregace obsahu – novinky, aktivity a dokumenty z přidružených webů na centrální stránce hubu.
• Zjednodušená správa – přidání/odebrání webů z hubu je rychlé, bez složité konfigurace.
• Flexibilní struktura – dynamické přidružení webů; ideální pro reorganizace (např. změny org. struktury).
• Zlepšení vyhledávání – hledání obsahu napříč všemi weby připojenými k hubu.

SharePoint Home Site

Web nejvyšší úrovně celé organizace (rozcestník / domovská stránka intranetu), s rozšířenými schopnostmi (globální navigace, vyhledávání napříč, cílení obsahu).

Navigace

App bar a globální navigace – sjednocené navigační prvky napříč tenantem.

Typy webů

• Teams Team Site – má připojenou skupinu Microsoft 365, a tedy i tým v Teams.

• Communication Site – nemá připojenou skupinu M365. Vhodné pro weby nejvyšší úrovně nebo kořenový web celého SPO tenantu.

• Team Site (bez skupiny) – nemá připojenou skupinu M365. Vhodné např. pro podřízené weby.

Doporučení

• Z pohledu hub sites: hlavní web hubu = Communication Site nebo Teams Site bez týmu v Teams. Další připojené weby v hubu – použijte kterýkoli typ.
• Z pohledu klasických webů (bez hubů): nepotřebujete-li tým v Teams, použijte Teams site bez týmu nebo Communication site.

Šablony webů a jejich synchronizace

Chcete-li mít „živé" vzorové weby a replikovat je do cílových míst (např. jednotné projektové weby):

https://firma.sharepoint.com/sites/projekty
https://firma.sharepoint.com/sites/projekty/p1
https://firma.sharepoint.com/sites/projekty/p2

Cesta k tomu je PnP Provisioning Engine – umožňuje udržovat vzorové weby a opakovaně je aplikovat na nové weby.

Součást kurzu „Microsoft SharePoint Online – administrace od A do Z". Vede Kamil Juřík · okskoleni.cz/kurzy/detail/MSHP-ONLINE