Kapitola 07 – Zálohování a obnova dat
SharePoint's built-in safety net — versioning and the two-stage recycle bins (93 days) — is recovery, not backup; know where it ends and where Microsoft 365 Backup or a third-party tool begins.
Vestavěná záchranná síť SharePointu – verzování a dvoustupňové koše (93 dnů) – je obnova, ne záloha; věz, kde končí a kde začíná Microsoft 365 Backup nebo řešení třetí strany.
Verzování, odpadkové koše, Microsoft 365 Backup a zálohovací řešení třetích stran.
Nastavení verzování
Verzování je první linie obrany proti nechtěné změně nebo smazání obsahu – umožňuje vrátit se k předchozí verzi souboru nebo položky.
Reference: Jak funguje správa verzí v seznamech a knihovnách
Kolik verzování stojí místa
Verzování není zadarmo a jeho cena se často podceňuje. Každá verze se do kvóty počítá v plné velikosti souboru, ne jako rozdíl proti té předchozí. Dokument o 5 MB, který někdo třikrát upraví, tedy drží 20 MB – čtyři verze po pěti megabajtech.
Platí to i pro změnu, která se obsahu vůbec nedotkne: úprava jediné hodnoty sloupce vytvoří novou verzi a ta stojí další plnou kopii. Hromadné doplnění metadat nad tisíci dokumenty je proto z pohledu úložiště jedna z nejdražších operací, jaké nad knihovnou můžete spustit – přidá nulu užitečného obsahu a zdvojnásobí zabrané místo.
Rozšířená představa, že SharePoint si u verzí ukládá jen rozdíly, protože používá shredded storage, míchá dvě různé vrstvy. Shredded storage je mechanismus uvnitř SQL Serveru u on-premises SharePointu a Microsoft sám píše, že kvótová komponenta s ním nemá přímý vztah. Měření i s čísly najdete v A version is a full copy, not a delta.
Co s tím:
- Přepněte organizační limity historie verzí na automatické. Microsoft je doporučuje jako výchozí volbu; algoritmus drží všechny verze do 30 dnů, pak hodinové do 60 dnů, denní do 180 dnů a dál týdenní, dokud se nenaplní strop 500 verzí. Podle Microsoftu to znamená úsporu 94 až 96 procent oproti pouhému počtu verzí.
- Nastavení limitu neprořeže to, co už v knihovně leží. Existující historii je potřeba trimnout zvlášť – přes sestavu využití a naplánovanou úlohu.
- Rozmyslete si verzování před migračním skriptem nebo hromadnou reklasifikací.
- Pozor na to, kudy verze mažete. Prořezání limitem nebo úlohou obchází koš a je nevratné. Verze smazaná uživatelem v UI naopak do koše jde – a drží místo dál, dokud se koš nevysype.
Verzování ale kvůli místu nevypínejte. Je to vaše první linie obrany; cílem je platit za ni vědomě, ne se jí zbavit.
Odpadkové koše
SharePoint má dvě úrovně koše:
- Odpadkový koš koncového uživatele – Site Contents → Recycle Bin
- Odpadkový koš správce kolekce webů – Site Settings → Recycle Bin (druhá úroveň, kam se dostane obsah smazaný z prvního koše)
Jak dlouho se uchovávají smazaná data? 93 dnů (Restore deleted items from the site collection recycle bin).
Skript pro zjištění velikosti alokovaného místa najdete v kapitole 09 – SharePoint Online a PowerShell.
Zálohy obsahu SharePoint Online webů či tenantů
Koše a verzování nejsou plnohodnotná záloha – po 93 dnech jsou data nenávratně pryč. Pro delší ochranu je potřeba skutečné zálohovací řešení.
Microsoft 365 Backup
Nativní služba Microsoftu (Overview of Microsoft 365 Backup). Nastavuje se v Nastavení → Zálohování Microsoft 365.
- Umožňuje určit frekvenci záloh a dobu uchování, případně vybrat jen konkrétní weby.
- Je to jen site-level backup.
- Pokrývá SharePoint, Exchange a OneDrive.
- Zabezpečené (data neopouštějí Microsoft cloud).
- Rychlé obnovení – v řádu minut, a to i u dat starých až týden.
- Ceny: cca 0,15 USD / GB / měsíc (Pricing model).
Zálohovací řešení třetích stran
Alternativy s vlastní kopií dat mimo Microsoft cloud:
- Veeam – Backup for Microsoft 365.
- CloudAlly
- AFI.AI
- Synology Active Backup for Microsoft 365 – OneDrive, Exchange, SharePoint, Teams. Bezplatný add-on k zařízením Synology NAS.
Součást kurzu „Microsoft SharePoint Online – administrace od A do Z“. Vede Kamil Juřík · okskoleni.cz/kurzy/detail/MSHP-ONLINE