Kapitola 04 – Správa podnikového obsahu
The building blocks of content management in SharePoint — lists and libraries, content types, managed metadata, and retention — and how they fit together into governable ECM.
Stavební kameny správy obsahu v SharePointu – seznamy a knihovny, typy obsahu, spravovaná metadata a uchování – a jak z nich složit řiditelný ECM.
Enterprise Content Management v SharePoint Online: seznamy a knihovny, typy obsahů (content types), spravovaná metadata a zásady uchování.
Seznamy a knihovny
Základ ECM tvoří seznamy a knihovny dokumentů a jejich nastavení. Nad nimi stojí typy obsahů, metadata a zásady.
Content Types (typy obsahů)
Typ obsahu je základní stavební kámen celého SharePoint Online z pohledu struktury obsahu.
Vlastnosti typu obsahu
- Název
- Popis
- Kategorie
- Sloupce (Site Columns)
- Šablona dokumentu (u dokumentových typů obsahu)
- Information Management Policy Settings (politiky zásad uchování)
Rozsahy typů obsahů (Content Type Scopes)
Globální typy obsahů
- Synchronizují se na kolekce existující v tenantu jednou za den.
- Mají navíc oproti lokálním i Policy Settings.
Lokální typy obsahů
- Dostupné v rámci kolekce webů, kde byly vytvořeny (a na všech podřízených webech této kolekce).
- Lokální galerie typů obsahu je dostupná v rámci kolekce ihned:
…/_layouts/15/SiteAdmin.aspx#/contentTypes
Content Type Hub
- Web hubu:
https://YourDomain.sharepoint.com/sites/ContentTypeHub - Správa v admin centru:
https://YourDomain-admin.sharepoint.com/_layouts/15/online/AdminHome.aspx#/contentTypes
Postup pro zprovoznění globálních typů obsahů
Content Type Hub se aktivuje jako funkce kolekce webů (Content Type Syndication Hub):
Ve sloupci knihovny pak lze přes Add column → Add a content type přiřadit typ obsahu:
Služba Managed Metadata a spravovaná metadata
Spravovaná metadata (managed metadata) žijí v Term Store – centrální taxonomii tenantu.
Nastavení správců Term Store
Důležité: nejprve se přidejte mezi Term Store Admins, teprve potom můžete pracovat s termy.
Zobrazení dokumentů dle určeného typu obsahu ve webové části
Web part Highlighted content umí zobrazit dokumenty filtrované mj. podle typu obsahu:
Navigace pomocí spravovaných metadat
Poznámka: metadata-driven navigace bohužel v novém UI a v nových verzích není podporována.
Politiky zásad uchování informací
Information Management Policy Settings (zásady uchování) umožňují nastavit životní cyklus obsahu – expiraci, retenci a další pravidla nakládání se záznamy. Navazuje na Microsoft Purview (viz kapitola 08).
Součást kurzu „Microsoft SharePoint Online – administrace od A do Z". Vede Kamil Juřík · okskoleni.cz/kurzy/detail/MSHP-ONLINE