Kapitola 06 – Vyhledávání obsahu
How SharePoint search really works — what the crawler indexes and how fast, where results come from, enough KQL to query deliberately, and how to exclude a library from the index.
Jak vyhledávání v SharePointu doopravdy funguje – co a jak rychle prochází crawler, odkud se berou výsledky, tolik KQL, abys dotazoval cíleně, a jak knihovnu z indexu vyřadit.
Jak SharePoint indexuje data, jak fungují vyhledávací dotazy (včetně KQL syntaxe), odkud se vrací výsledky a jak indexaci u konkrétní knihovny vypnout.
Jak rychle SharePoint indexuje data a co to zpomaluje
O indexaci se starají dva typy crawl jobů:
- Continuous Crawl – průběžné procházení nového a změněného obsahu.
- Security Only Crawl – procházení pouze změn oprávnění.
Stav indexace zjistíte v crawl logu:
- Přehled crawl logu:
https://VášTenant-admin.sharepoint.com/_layouts/15/searchadmin/crawllogreadpermission.aspx
# Poslední záznamy staršího data
Get-PnPSearchCrawlLog -RowLimit 10 -EndDate (Get-Date).AddDays(-30)
# Jen selhané položky
Get-PnPSearchCrawlLog | Where-Object { $_.Status -eq "Failed" } |
Format-Table -Property Date, Status, ErrorDetails
# Filtrovat podle zdroje / cesty
Get-PnPSearchCrawlLog -ContentSource sites -Filter "https://…sharepoint.com/sites/…/Lists/"
Chybějící data ve výsledcích vyhledávání (dokumentace):
- Web: Site settings → Search and Offline Availability
- Knihovna: Library Settings → Advanced Settings
Jak fungují vyhledávací dotazy
Když napíšete text do vyhledávacího pole, SharePoint prohledává:
- Název souboru / položky
- Název složky
- Obsah dokumentu / položky
- Všechny sloupce / metadata – pokud jsou indexované
Pokročilé hledání využívá operátory (reference) a managed / crawled properties (reference).
Syntaxe dotazů
| Co chcete vyhledat | Syntaxe | Popis |
|---|---|---|
| Jen podle obsahu dokumentu | body:váštext |
Obsah uvnitř souborů |
| Jen podle názvu dokumentu | filename:váštext |
Názvy souborů |
| Zástupný znak (jen na konci) | váste* |
Funguje jen na konci slova |
| Dokumenty větší než velikost | size>1000000 |
V bajtech (1 MB = 1 000 000 B) |
| Kombinace velikosti a typu | size>1000000 AND filetype:pdf |
Např. velké PDF |
| Podle typu obsahu | SPContentType:váštext / ContentType:váštext |
Content typy v knihovně |
| Podle typu souboru | filetype:docx |
Např. Word dokumenty |
| Podle autora | author:"Jan Novák" |
Celé jméno v uvozovkách |
| Podle editora | editor:"Petr Svoboda" |
Kdo naposledy editoval |
| Vytvořené po datu | created>2024-01-01 |
Formát RRRR-MM-DD |
| Upravené v rozsahu | modified>=2024-01-01 AND modified<=2024-12-31 |
Rozsah dat |
| Z konkrétní knihovny | path:"https://firma.sharepoint.com/sites/HR/Dokumenty" |
Přesná URL |
| S konkrétními metadaty | Kategorie:Smlouvy |
Sloupec Kategorie = Smlouvy |
| Vyloučit typ souboru | -filetype:pdf |
Vylučovací operátor |
| Podle názvu seznamu | ListTitle:"Faktury" |
Název seznamu/knihovny |
| Fráze ve více formátech | "smlouva" AND (filetype:pdf OR filetype:docx OR filetype:xlsx) |
Fráze + více typů |
| Číselný sloupec | CenaOWSNMBR>1000 |
Vlastní číselné sloupce |
| Boolean – schváleno | SchvalenoOWSBOOL:1 |
Boolean hodnoty |
| Boolean – nearchivováno | ArchivOWSBOOL:0 |
Boolean hodnoty |
| Choice pole | StavOWSCHCS:"Dokončeno" |
Výběr ze seznamu |
| Datum v metadatech | DatumOdeslaniOWSDATE>2024-03-01 |
Sloupec typu datum |
| Slovo1 ale ne slovo2 | slovo1 -slovo2 |
Vylučující kombinace |
| Klíčová slova | keywords:"projekt A" |
Jsou-li keywords indexovány |
| Jen dokumenty | IsDocument:True |
Vrátí jen dokumenty |
Pozn. k příponám sloupců:
OWSNMBR(číslo),OWSBOOL(ano/ne),OWSCHCS(choice),OWSDATE(datum) jsou automaticky generované managed properties z názvu interního sloupce.
Příklad složeného dotazu
ContentType:"Zápis z porady" AND Editor:"Jan Novák" AND Size>=102400 AND FileType:docxOdkud se mi vrací data
Výsledky jsou security-trimmed – uvidíte jen obsah, ke kterému máte oprávnění. Zdrojem je vyhledávací index (Modern Search) napříč weby v tenantu.
Volitelně: hybrid Search se SharePoint Serverem (on-premises)
V hybridních scénářích lze index propojit s on-premises SharePointem, takže výsledky obsahují obsah z cloudu i z lokálního prostředí.
Jak zabránit indexaci dat u seznamu / knihovny
V nastavení knihovny/seznamu → Advanced Settings → Allow items from this list to appear in search results? → No.
Pozor: skrytí z vyhledávání není bezpečnostní hranice – kdo nemá oprávnění, obsah stejně neuvidí; kdo oprávnění má, dostane se k němu i přímým odkazem. Citlivá data chraňte oprávněními, ne jen vypnutím indexace.
Součást kurzu „Microsoft SharePoint Online – administrace od A do Z". Vede Kamil Juřík · okskoleni.cz/kurzy/detail/MSHP-ONLINE